Según el "III Estudio de CRM" realizado por la Asociación Española de Comercio Electrónico y Marketing Relacional (AECEMR), entre los canales de comunicación más utilizados por la empresa se encuentran la fuerza de ventas (un 69%), el Call Center (60%) y la Web (54%). Aunque la inmensa mayoría de organizaciones reconoce la aportación estratégica que las nuevas tecnologías pueden realizar en estas áreas, los porcentajes de uso se encuentran todavía lejos de las previsiones más optimistas. Especialmente en la pequeña y mediana empresa, donde el elevado coste y los tiempos de implantación en la organización suponen barreras para su adopción.

El Software Online es una buena respuesta para la aplicación de las nuevas tecnologías en la comunicación comercial y la gestión de la información de una organización. Basado en un sistema de pago por uso, elimina el coste inicial de adopción de la tecnología, acorta el tiempo de implantación y limita el compromiso contractual al periodo en que se utiliza las aplicaciones, lo que lo hace accesible para todo tipo de empresas. Aunque todavía es poco conocido, el Software Online ha conseguido convencer ya a las organizaciones con necesidades e inquietudes de gestión avanzadas.

Herramientas para el control de las tareas comerciales y de marketing

www.b-kin.com es una plataforma que pone a disposición del usuario diversas aplicaciones para la gestión de la información empresarial a través de la red. Actualmente más de 1.000 usuarios acceden a sus datos, sus informes y el seguimiento de los diversos procesos puestos en marcha en sus organizaciones en cualquier momento y desde cualquier ordenador; sólo con una conexión a Internet y un explorador. Desde crear y mantener actualizada la Web, trabajar y planificar los contactos con clientes potenciales, hasta editar un boletín de noticias para enviarlo a una base de datos; todo ello a través de herramientas del portal como B-kin Web Galleries, B-kin CRM o B-kin Bulletin Mailer.

Con B-kin CRM se optimiza la fuerza de ventas y se multiplican las oportunidades de negocio de una organización, así como la efectividad de sus contactos comerciales. Permite gestionar la relación entre la empresa y los clientes, verificando que se les ofrece atención específica y que se utilizan todos los recursos disponibles para ello. B-kin CRM estructura toda la información sobre los contactos comerciales, clasificándolos y caracterizando sus necesidades particulares, así como las oportunidades de negocio que se generan en cada uno de ellos. Al tiempo, mantiene completamente actualizada toda la información derivada de las comunicaciones que se tengan con un cliente, sabiendo en todo momento la fecha del último contacto, quién lo realizó y con qué resultados.

El responsable del equipo comercial puede configurar la jerarquía de productos y servicios a ofrecer y planificar las diversas tareas a realizar por parte de cada integrante, realizando el seguimiento de las distintas acciones que se llevan a cabo, desde que se diseñan hasta su aceptación por parte del cliente. Puede crear y planificar campañas para un Call Center, realizando un completo seguimiento del desarrollo de la misma y sus resultados.

Trabajar con esta herramienta nos proporciona un conocimiento acumulado y muy completo sobre las necesidades y la capacidad de respuesta de nuestro mercado. Esto es un elemento que resulta indispensable a la hora de establecer la orientación a seguir para dirigirnos a nuestros clientes y definir en cada momento los contenidos y las ofertas más convenientes, pudiendo precisar los mensajes para cada perfil de cliente de acuerdo a su receptividad.

En este punto, se hace imprescindible integrar en la misma herramienta la comunicación hacia nuestros clientes utilizando la página Web como canal de información dinámico. Su eficacia va a depender de la posibilidad de actualización de los contenidos y del replanteamiento de la información según evolucione la organización y se vayan definiendo las nuevas estrategias comerciales.

Esto es lo que el usuario puede tener a su alcance con B-kin Web Galleries: elaborar y actualizar todos los elementos de una Web de manera fácil y cómoda, sin necesidad de tener conocimientos técnicos de informática. Con esta aplicación se puede crear y mantener al día constantemente la información, renovando cuanto se quiera todos sus contenidos o modificando su estructura de acuerdo a la necesidad en cada momento.

La herramienta ofrece un servicio muy versátil para adaptarse a las necesidades más diversas: se puede elegir entre múltiples opciones de estilos y colores y permite personalizar el portal con recursos gráficos que dan como resultado un diseño atractivo y acorde a los tipos de contenidos que se quieran presentar. Además B-kin Web Galleries, soluciona necesidades de Intranet/Extranet estableciendo zonas de acceso privado donde mostrar una información personalizada a la que se accede mediante la correspondiente contraseña e identificación de usuario.

Al mismo tiempo, con B-kin Bulletin Mailer se dirige el contacto de forma periódica con nuestros distintos niveles de clientes. Con esta aplicación podemos establecer distintas listas de envío y adecuar un contenido para cada una de ellas. Los envíos se realizan uno por uno y posteriormente se lleva a cabo el seguimiento de los correctos y fallidos, con lo que constatamos que nuestra comunicación ha llegado al destino planificado.

Con estas aplicaciones en una plataforma Web, al alcance de un solo clic, la empresa puede organizar el trabajo del área comercial y obtener posteriormente los informes y estadísticas pertinentes que le ayuden a evaluar y planificar las acciones próximas.

El Software Online, última tecnología accesible a la PYME

El modelo de estas herramientas es bien sencillo: ante la necesidad de la empresa de adquirir un sistema de gestión de alguno de sus procesos (compras, proyectos, gestión de gastos, contabilidad...o incluso un sistema de gestión integral tipo ERP), ésta tiene la opción de adquirir el sistema, los equipos, correr con los gastos de instalación y consultoría o simplemente contratar un servicio de software a través de Internet. De esta forma alquila el uso de las aplicaciones deseadas para un número de usuarios determinado, facturando por mes y por usuario durante todo el periodo que dure esta utilización. Sin inversiones iniciales, sin largos periodos de implantación. La empresa tendrá una serie de cuentas de acceso para sus usuarios, con distintos niveles de acceso y perfiles, con las que accederán de forma segura a través de un navegador a su información. Podrá hacer volcados de datos, consultas, informes... todo lo que la informática siempre le ha ofrecido pero sin las pegas de tener un equipo más que instalar, mantener y actualizar periódicamente.

Se trata de un sistema abierto al futuro, con una arquitectura integradora que se actualiza constantemente para incorporar nuevas funcionalidades, por lo que el usuario cuenta siempre con el software más avanzado. El desarrollo de nuestra plataforma camina en todo momento hacia la integración de todas sus aplicaciones y la interconexión de toda su información, para facilitar el control de todas las tareas. En el área comercial, hoy podemos integrar todo el flujo de contactos comerciales, sean Online, telefónicos o por medio de visitas. Existe la posibilidad de incorporar los contactos provenientes de nuestra página Web en nuestro CRM como nuevos candidatos, de manera que cada persona que se registra Online es dada de alta en los listados para realizar acciones comerciales posteriores, y proponerles campañas de Marketing Online con el envío de contenidos y ofertas específicas a través de Bulletin Mailer. También podemos publicar una determinada documentación o información relativa a un candidato en su área reservada de nuestra página Web para que la tenga accesible, actualizándola o suprimiéndola posteriormente.

Esta evolución continua proporciona a la organización y al equipo la tranquilidad de que el software que ha contratado y está utilizando hoy va a poder responder a sus necesidades a muy largo plazo, con tecnología del futuro.

Félix Iturbe Salsamendi
Director General B-kin Software