¿Se ha parado uno a pensar alguna vez cómo tenemos organizada nuestra casa? ¿Quién viene de la compra y mete el embutido en el armario del cuarto de baño?, ¿o la ropa sucia en el frigorífico?. Cada cosa tiene su lugar correspondiente, y nos hemos habituado a seguir unos criterios lógicos, es decir, guardamos los alimentos en el frigorífico que previamente lo hemos colocado en la cocina, ya que si lo tenemos en el cuarto de baño nos implica pérdida de tiempo en trasladar la comida posteriormente cuando cocinemos algo.

Todos diferenciamos un restaurante o la habitación de un hotel, o nuestra propia casa, cuando está limpia y ordenada, de cuando no lo está. ¿y nuestro área de trabajo? ¿cuántos papeles, carpetas, bolígrafos, etc, tenemos que no nos sirven o están descolocados?

Estamos hablando de unas áreas determinadas y pequeñas. Imaginémonos un gran almacén, o un taller o unas oficinas, donde además de materiales, herramientas, máquinas, etc, hay muchas personas. Todo el mundo debe contribuir para conseguir un entorno de trabajo agradable.

Tanto en las familias como en las escuelas japonesas, una de las primeras herramientas que se utilizan para educar a los niños es el programa “5S”, muy simple y a su vez poderoso que ayuda a eliminar las causas de gran cantidad de problemas y que contribuye a mejorar la calidad de vida de las personas.

Este programa, aplicado en el ámbito de las empresas, tiene como objetivo fundamental elevar la calidad de vida en el trabajo, para lo cual utiliza como estrategia fundamental una metodología muy sencilla para crear un entorno de trabajo ordenado, limpio y seguro, en el que se facilite la realización de las tareas cotidianas, y se generen productos y servicios con calidad y bajos costes.

El programa “5S” fue elaborado por Hiroyoki Hirano y toma su nombre de cinco palabras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke

• Seiri (Clasificar): Significa que hay que diferenciar entre lo que es necesario y debe mantenerse en el área de trabajo, y lo que es innecesario y debe desecharse o retirarse.

  Para ello es conveniente realizar inventarios de las cosas útiles en el área de trabajo y recoger en un listado las cosas que no sirven para desecharlas, donarlas o venderlas.

  Los beneficios que se obtienen en esta fase son: Más espacio, mejora de la panorámica de la sección y menos accidentalidad.

  En esta fase es muy aconsejable la utilización de tarjetas de este tipo:

  


• Seiton (Organizar): Significa ordenar, organizar y mantener las cosas necesarias de modo que cualquier persona pueda encontrarlas sin necesidad de preguntar, y usarlas fácilmente, es decir, cada cosa en su lugar.

  Para ello es conveniente utilizar letreros e identificar las áreas necesarias, y colocar las cosas útiles por orden según criterios de Seguridad (evitar que se muevan o se caigan), Calidad (evitar que se golpeen o deterioren) y Eficacia (minimizar el tiempo perdido en encontrar algo, es decir, guardar las cosas teniendo en cuenta la frecuencia de su uso).

  UBICACIÓN: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

  IDENTIFICACIÓN: “Un nombre para cada cosa y cada cosa un solo nombre”

  Los beneficios que se obtienen en esta fase son: Facilidad a la hora de encontrar algo y regresar a su lugar correspondiente.

• Seiso (Limpieza): El objetivo es identificar focos de suciedad, realizar limpieza general y mantener limpia cada área de trabajo.

  Para ello es conveniente asignar un dia de limpieza general y establecer procedimientos de limpieza, de manera que se eliminen las fuentes de suciedad y que, a partir de dicho dia, se mantenga esa limpieza.

  Los defectos y anomalías son menos obvias en los lugares que están sucios.

  Los beneficios que se obtienen en esta fase son: Aumento de la motivación del personal, aumento de la vida útil de equipos e instalaciones, menos probabilidad de contraer enfermedades y dañar al medioambiente.

• Seiketsu (Estandarizar o Sistematizar): Significa llevar a cabo una rutina de limpieza y verificación para mantener constantemente el estado de orden, limpieza e higiene nuestro área de trabajo, es decir, se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la práctica de las tres primeras “S”.

  Para poder mantener la situación “controlada”, es necesario detectar fácil y rápidamente cualquier cambio o desviación que se produzca. Por lo tanto, es cuestión de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas anteriores y crear un hábito.

  Para ello es conveniente nombrar responsables en las diferentes áreas que se encarguen de mantener lo realizado hasta ahora.

  Los beneficios que se obtienen en esta fase son: Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el área de trabajo de forma permanente y los operarios llegan a conocer con profundidad el equipo y elementos de trabajo.

• Shitsuke (Disciplina): Significa seguir siempre procedimientos de trabajo especificado y estandarizado. Ganar en hábitos y disciplina es cuestión de tiempo, y de respetar tanto las reglas del juego como a las personas que nos rodean.

  La disciplina conduce al hábito, porque siguiendo las normas se crea el hábito. Para ello es conveniente conocer, entender y compartir las normas a seguir. Por ejemplo, conseguir que el personal lleve puestos los equipos de protección individual puede haber sido una dura tarea, pero ahora es un hábito. Pues lo mismo es tirar el vaso del café a la papelera y no dejarlo en cualquier sitio. ¡¡¡ES CUESTIÓN DE HÁBITO!!!

  ¿Cómo podemos crear disciplina?

  • Publicando fotos del “antes” y del “después”.
  • A través de boletines informativos.
  • Con carteles.
  • Realizando recorridos a las áreas por los propios directivos.
  • Realizando auditorías.

  Los beneficios que se obtienen en esta fase son: Mejora la eficacia e imagen de las personas, y el personal es más apreciado por los jefes y compañeros.

Auditoría 5s

Recomendaciones y conclusiones

• Los directivos, jefes y trabajadores deben estar dispuestos a colaborar. El liderazgo de la implementación debe comenzar por la alta dirección, es decir, predicar con el ejemplo.
• Se recomienda la motivación permanente para que no decáiga el ánimo ni el entusiasmo de los trabajadores.
• Se aconseja tener un responsable a tiempo completo en la implementación del programa 5S.
• Las 5S son un buen comienzo hacia la calidad total y no le hacen mal a nadie, está en cada uno aplicarlas y empezar a ver sus beneficios.

Rubén Monja

Fundación Ikertia